自动化办公系统
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(一)个人办公

此系列模块主要起辅助工作的作用,是全体员工工作的好助手。

待办事宜:待办事宜模块集中了用户当前需办理的工作和需处理的事务。包括系统大部分模块,如邮件、消息、日程安排、办文、阅文等;用户登录系统后,各类待办事宜分类列出,点击相应链接即可进入相应页面办理,

起到引导用户完成工作的作用。

日程安排:方便个人安排每天日程,方便领导安排监督下属工作任务。主要包括如下功能:设置各种类型的个人日程,并以日历方式按天和按周两种方式查看;权用户也可给他人安排日程;可显示农历。

工作日志:基于网络的工作日志系统,可设为私有,限制,公共三类级别分别供

自己,部门领导,全部人员查看。便于个人总结,便于上级检查工作,便于和同

事分享工作经验,是知识管理挖掘隐性知识的一种手段;用户可随意添加,删除,修改多个日志,通过翻阅日历查看任一天的日志也可通过日期,关键字等检索日志。

个人设置:设置个人信息;查看设置用户个人密码;修改用户的姓名、联系方式

等基本信息;出差、休假用户可设定相应状态,便于系统管理。

(二)网络通讯

此系列模块功能提供一系列通讯模块,包括电子邮件和即时通讯,为协同办公提供方便:

电子邮件:基于WEB的邮件系统,可用于单位内部外部,每个帐号自动带一个电子信箱,可以接收、发送、回复电子邮件及超文本邮件;用户可建立树状的邮箱目录;可结合通讯录来选择邮件地址,实现单发或者群发邮件;

提供邮件搜索功能;可以把其他的邮件账号集成到本系统中。

即时通讯:以WEB方式向在线用户和非在线用户发送消息。在线用户会在瞬间收到提示,不在线用户在登录时会得到提示。

通讯录:此通讯录集成了个人通讯录,公共通讯录,单位内部通讯录三部分。既可独立使用,又可被电子邮件,工作流等模块调用。通用户可在个人通讯录添加通讯信息;授权用户可在公共通讯录添加人员通讯信息。内部通讯录则保存使用本系统的所有用户通讯信息。相应的通讯录中均可实现对联系组和联系人的分类和管理。

(三)公共信息

公共信息系列模块提供了一个信息发布和共享平台,满足了个人之间,上下级之间,集体间交换信息的需求。

公告栏:用于发布单位的公共信息如新闻、领导讲话等。公告栏内可设置多个栏目,供某个部门使用或者全体人员使用。授权人员可在相应栏目发布管理文章。

论坛:提供给员工一个交互沟通的平台。

员工可在此讨论工作生活中的各类问题,促进解决问题,加强人员沟通。论坛可设置多个论坛区,论坛区下面可设置多个版面,用户可在各版面提出话题参与讨论;论坛区和版面由论坛管理员管理;

每个版面可由管理员设置版主,负责对该版文章的管理。

网上调查:提供了一种新的快捷的调查方式。授权人员把需要调查的内容提出来,设置选项。用户登录后即可投票,并可发表意见评论。可同时进行多项调查;可采用记名或匿名方式;结果以图形形象显示。

合理化建议:提供给用户一个向单位领导提出合理化的建议的便捷渠道,用户均可在此提出各类意见建议,提交给领导。

知识管理:提供了一个用户共享单位内部各类知识的平台。各类资料如法律法规、技术文档等加入其中后,既方便资料管理,又可实现信息共享。知识中心分个人、公共两部分部分,限定资料的共享范围。

主要功能包括目录和文件的创建、修改和删除;具备合理严格的权限控制。

邮编区号:便查询全国各个。灾吻闹匾鞘,直辖市及国际重要城市的电话,邮编区号。同时支持反向查询。网址链接方便系统用户收藏网址,共享有用网址。

(四)工作流

 工作流简单的说就是一组人员分多个步骤完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交(交互)过程。几乎所有的业务过程都是工作流,特别是办公公文审批流转处理。每一项工作以流程的形式,由发起者(如文件起草人)发起流程,经

过本部门以及其他部门的处理(如签署、会签),最终到达流程的终点(如发出

文件、归档入库)。

发文管理:发文管理在网上完成单位内部和对外公文的起草、审批、核稿、签发、发布、存档、查询等处理。公文流转方面的设计参考了ISO9000体系关于文件控制的有关标准,保证其在各个阶段的可控性,并对其发放作废、归档等操作做系统记录。支持WORD, EXCEL文件的在线修改,提供数字签名、电子印章技术。拟稿人员可方便地引入WORD文档,发文拟稿在通过审批之后即形成正式文件,并可打印或授权指定的人员传阅发布、存档;公文在流转的过程中,拥有权限的人员可修改文件、填写意见、执行否决等操作;件的指定接受者(报送对象)登录系统后会自动接收文件,阅收者可签署意见,并可根据情况将文件再次传阅给本部门的其他人员;管理人员可实时监督催办系统内正在流转的各类文件;

可检查文件发放、归档、作废情况;可检查各部门文件阅办情况。

收文管理:完成单位外来公文的登记、管理,拟办、批阅、主办、阅办,并可完成归档、查询等全过程处理;在原理上类似于发文管理。同发文一样,支持灵活的流程定义,文件提交、退回及终止以及提供健壮的存取安全控制等。

业务流程:运用工作流引擎技术,用户可自定义日常办公和业务工作流如工作请示,处理业务单据。

(五)辅助办公

 此系列模块提供了一般单位日常事务的计算机网络管理方式,旨在减轻相关办公人员的工作压力,提高工作效率。

会议管理:实现了会议的智能化管理。用户可查看各个会议室的当前使用情况,避免使用冲突;授权用户可直接召开会议,发布会议通知;一般用户可提出会议划,经上级审议后,发放会议通知;负责人员可整理每次会议,形成历史会议记录,供日后查询。

人事管理:主要解决了人事档案的计算机存储,检索,重点解决了复杂查询的问题和系统纪录更新过程复杂的问题。包括对员工人事档案的登记、检索、查看、修改、删除等操作。登记档案时可分别添加用户的基本信息和其他信息,并可存储用户照片;检索用户可自定义查询条件,使得查询结果更加精确;结合工作引擎提供请假申请、出差申请功能。

车辆管理:提供了对单位公用车辆的档案管理和使用管理,

包括对车辆的基本信息、使用记录进行各种管理操作;结合工作流提供车辆申请功能。

办公资产:提供了单位内公共资产的分类管理。主要实现了对办公资产的登记、查询和转移等功能;结合工作流提供办公物品请购等功能

(六)系统管理

管理员专用的WEB方式管理界面,主要管理下列内容:

用户管理:包含下列功能显示用户列表,查看用户信息;添加删除用户,修改用

户信息;检索用户资料信息;修改设定各用户在各模块的权限;

查看所有在线用户的情况。

部门设定:设定单位树状组织结构,部门名称等;设定部门岗位;支持一人多岗

的设置。

 

模块参数设定:设定系统各个模块参数,如各种分类参数和页面行数等。

日志记录:查看系统日志记录。

(七)可选模块与高级功能

 高级功能(可。高级工作流:实现与或分支、多路分支等;自定义表单:WEB方式自定义表单,扩展工作流应用;痕迹保留:在线编辑Word,Excel文档,电子图章、数字签名;手机短信:稳定可靠的手机短信模块。

其他模块(可。在线期刊、政策法规、合理化建议等;

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